Verslag van de Algemene Ledenvergadering
van de vv Sleen vrijdag 25 oktober 2024
1 Opening
Voorzitter heet om 19.30 uur de 40 aanwezigen van harte welkom op deze ALV. Voorzitter is blij met de goede opkomst, al 200% meer dan vorig jaar. Aangezien de penningmeester op het moment van de start van de ALV nog even de laatste hand legt aan de presentatie van de cijfers wordt het voorstel gedaan om toch te beginnen en de financiële zaken te gaan behandelen na de pauze. Vergadering gaat akkoord. Vorig jaar een goed en fijn seizoen gedraaid, weinig wanklanken. We hebben als vereniging een aantal goede commissies, helaas hebben een paar vaste krachten te kennen gegeven uit de KC te stappen. Verzoek aan de vergadering om commissies te ondersteunen. M.n. een KC en sponsorcommissie zijn ontzettend belangrijk voor de club om geld voor de vereniging te genereren en om de contributies zo laag mogelijk te houden. Voorzitter moet toch even een ding van het hart: vrijwilligersochtend voorafgaand aan laatste uitwedstrijd Sleen 1 leverde weinig animo op. Vervolgens door bestuur gezegd dat er €50.– per vrijwilliger van het 1e zou worden betaaald voor tegemoetkoming buskosten naar Ruinerwold. Ludieke actie die wel extra vrijwilligers opleverde, wel bevreemdde het de voorzitter dat je zo’n actie moet opstarten om aan vrijwilligers te komen. Verder een hartstikke trotse voorzitter.
Dankwoord naar alle vrijwilligers die binnen de vv Sleen hun diensten verlenen. Er wordt echt veel werk verricht achter de coulissen. Ook dank naar de leden die voor een gezellige sfeer zorgen binnen de club. De vergadering is geopend.
2 Ingekomen stukken
Bericht van afwezigheid ontvangen van: Pim Verdouwd, Herman Hidding, Marc Dekker, Roelof Berends, Arjan Goeree, Alex Witting en Henk Warmolts
3 Notulen vorige ALV 25-10-‘23
Geen op- of aanmerkingen en geen vragen.
4 Mededelingen
Sleen heeft zich opgegeven voor Protos Weering Zaalvoetbaltoernooi. 1e ronde zat. 21 dec.
Sport-Inn, onze leverancier van wedstrijdtenues e.d., heeft te kennen gegeven per 31-12-’24 te stoppen. Inmiddels is kledingcommissie en dagelijks bestuur een traject opgestart voor opvolging. Dit traject hoopt men medio november af te ronden. Er zullen geen grote bestellingen meer worden uitgevoerd richting Sport-Inn. Vanuit Sleen 3 verzoek voor nieuwe sokken.
Route 34 zal binnenkort ook officieel gaan toetreden tot de hoofdsponsoren van de jeugd.
De zaaltoernooien in de winter zullen de sponsornaam gaan dragen van AH Ballen- en Bollentoernooi (jeugd) en AH broodje beenham-toernooi (senioren), voorheen het Snerttoernooi.
5 Jaarverslag secretaris seizoen ’23-‘24
Ook in goede orde aangenomen
Punt van orde: punt 12 Speerpunten ’24-’25 wordt naar voren gehaald.
12 Speerpunten
- Vrijwilligersproblematiek: bestuur intensief mee bezig geweest om een goede organisatie neer te zetten voor de inzet van leden als vrijwilliger binnen de club. Het is gewoon een tendens, niet alleen bij de vv Sleen, ook bij andere verenigingen.
Verplicht stellen willen we (nog) niet. We zijn op zoek geweest naar een vrijwilligerscoördinator, maar mensen die benaderd zijn, hebben aangegeven dat niet te willen doen.
Als bestuur, commissies en leden moeten we er echt mee aan de slag, omdat we wekelijks worden geconfroteerd met deze problematiek. Het liefst horen we van de leden: “Ik ga dit doen voor de club.” Ook buiten de leden zelf om, buurman, vriendin, moeder, mensen benaderen. Bij de seniorenteams aangegeven dat we met een probleem zitten, maar vanuit die 60 leden is er geen enkele vrijwilliger bijgekomen. Het 3e heeft het geprobeerd met de dames, is een keer goed gegaan, maar zakt al weer in. Als bestuur en kantinecommissie willen we graag met vaste mensen werken, maar daar zullen we vanaf moeten afstappen. Voor de zondagen de teams indelen, zij moeten dan onderling afstemmen wie er per shift wil gaan staan. Bereidheid moet er dan wel zijn bij de elftallen. Als bestuur ook aangeven op de site dat we vrijwilligers zoeken. Bestuur gaat plan maken en neemt coӧrdinerende functie op zich, teams moeten gaan uitvoeren. Inwerken van medewerkers: keer uitleg op een donderdagavond. Er ligt ook een instructiemap in de kantinela. Op dit moment voelt zich binnen het bestuur niemand verantwoordelijk voor de kantine. Besloten wordt dat bestuur er mee aan de slag gaat.
- Website + social-media: vanaf begin dit kalenderjaar gestart met vernieuwde website. Onder aanvoering van Freddie S. zijn Stefan en Rogier Buls aan de slag gegaan, met uiteindelijk een mooie, overzichtelijke website. Wat opvalt is dat er veel te weinig input is vanuit de leden. Er gebeurt zoveel binnen de club, maar daar wordt te weinig ruchtbaarheid aangegeven via de wedsite. Verzoek aan de leden om dus materiaal aan te leveren via info@bullseye.nl Wordt er nog wel op de website gekeken? Per leeftijdscategorie heel verschillend. Via social-mediakanalen wordt wel gelinkt naar de website. Verslagen van wedstrijden, pupil v.d. week, activiteiten e.d.: geef het door en het wordt geplaatst op de site.
- COVS “De Hondsrug” (scheidsrechtersorganisatie) begint op 27 november een cursus van 4 avonden voor aankomende scheidsrechters. Belangstellenden kunnen zich aanmelden bij het bestuur. Vanuit de vergadering wordt aangegeven om voor de genoemde speerpunten een stapsgewijze actieplan te maken.
6 Verslag kascommissie
Jordi v.d. Bosch en Wim Scholten hebben de boeken gecontroleerd. Jordi geeft aan dat er steekproefsgewijs is gecontroleerd en de conclusie is dat alles er overzichtelijk uit ziet en ze hebben geen onvolkomendheden kunnen ontdekken. De kascommissie stelt voor om de penninigmeester décharge te verlenen. Vergadering stemt toe. Evert en René bedanken de kascommissieleden voor hun controlerende taak.
7 Financieel jaarverslag
Op papier wordt het financieel verhaal ter vergadering uitgedeeld. Algemeen: kosten stijgen links en rechts behoorlijk, maar onze omzetten stijgen niet overeenkomstig mee. Op zich, dankzij de contributieverhoging, iets meer binnengehaald dan begroot. Kantineopbrengsten mede dankzij een actieve kantinecommissie en Club van 100 een goed jaar gedraaid, nadeel inkoopkant is behoorliijk gestegen. De marge komt dus onder druk te staan, afgelopen januari wel al enkele prijsverhogingen doorgevoerd. Sponsoren vordert gestaag, omzet stijgt door inbreng nieuwe sponsoren.Vergoeding onderhoud sportvelden vanuit de gemeente is verhoogd vanuit behoorlijke druk uit de gezamenlijke sportverenigingen. Kosten onderhoud accommodatie stijgen natuurlijk ook. Investering o.a. weidesleep. Overige opbrengsten is een verzamelbak: o.a. verhuur van een box, kleine bijdrage gemeente “Frisse start”, eenmalige subsidie energiekosten, droge worstenactie, Clubsupport, rente. Dit seizoen subsidie aangevraagd voor warmtepompen.
Kostenkant: schoonmaakkosten, kosten technische mensen, kleding, spelmateriaal zijn hoger uitgevallen dan verwacht. Dotatiepot op de balans niet echt “vet”, vandaar besloten om die kosten in zijn geheel van verlies- en winst te laten komen. De kantinekosten behoorlijk hoger dan verwacht. Marge zou een 40% moeten zijn, is echter 34%. Kosten accommodatie: grootste gedeelte naar hovenier Mulder. Kosten huisvesting klein onderhoud: LED-lampen vervangen, kozijnen bestuurskamer en kantine vervangen door kunststof. Kosten van het vervangen zie je op papier niet terug, omdat we dat ten laste hebben gelegd van de pot onderhoudsvoorzieningen en we hebben afgelopen jaar een uitkering gekregen uit het legaat van Jan Heeling. Overige kosten: i.v.m. 80-jarig bestaan van de vereniging en 15-jarig jubileum Herman brood-toernooi heeft i.v.m. grotere aanpak iets meer kosten met zich meegebracht.
Uiteindelijk houden we onderaan de streep een negatief resultaat over. Dat is wel ietwat zorgelijk, omdat er ook wat eenmalige vergoedingen inzitten. Kijken we naar de begroting ’24-’25, dan hebben we daar toch nog een positief resultaat neergezet, omdat we in de komende weken als bestuur toch nog eens kritisch naar het financieel gedeelte gaan kijken. Daarnaast gaan we een financieel meerjarenplan maken, vanwege toch aankomende kosten aan onderhoud kleedkamers en toegankelijkheid. Het probleem vrijwilligers drukt op de verlies-winst.
Vraag vanuit de vergadering:
_Hoe denkt het bestuur de winstmarge kantine te verhogen? Uitkijken met gigantische prijsverhogingen, proberen om te komen tot ontplooien van activiteiten. Beroep doen op de leden, zoals eerder gezegd, om vrijwilligerstaken uit te gaan voeren.
_Kosten vrijwilliger? Dan ben je toch geen vrijwilliger?: Heleboel vrijwilligers zijn gelukkig onbezoldigd, maar er zijn een paar die een vergoeding krijgen volgens de wet die op vrijwillige basis taken uitvoert.
_Penningmeester negatief over onderhoud, ondanks dat het er beter uitziet dan vorig jaar! Niet negatief over, maar negatief over het bedrag.
8 Verkiezing kascommissie
Aftredend Jordi. Hij wordt bedankt voor de bewezen diensten. Wim Scholten vormt samen met Marc Dekker de nieuwe kascommissie. Kris Ludwig meldt zich aan als reservelid.
9 Pauze
10 Bestuursverkiezing.
Aftredend en niet-herkiesbaar: Evert Klasen en Alex Witting. Aangezien er zijn geen namen van tegenkandidaten zijn aangeleverd, gaat de vergadering akkoord met de verkiezing van de door het bestuur voorgedragen personen. Erik Paauw tot voorzitter en Ruben Hilbrands tot wedstrijdsecretaris. Beide stellen zich op verzoek van Wim S. even verder voor.
De kantinecommissie neemt afscheid van twee leden. Agnes en Andrea worden met een bloemetje heel erg bedankt voor hun inzet en creativiteit.
Vanaf dit punt gaat de nieuwe voorzitter verder met het leiden van de vergadering.
11 Technisch beleidsplan 2024-2030
Beleidsplan is gepubliceerd op de website. TC heeft inmiddels een verandering ondergaan. Albert is gestopt, Ranil Briek is toegetreden. Beleidsplan is bedoeld om sturing aan te geven en moet flexibel zijn. Vanuit de vergadering wordt gezegd dat het mooi is dat er weer een plan ligt.
Jeugdvoetbalbeleidsplan: door Jan Kruk en Koen Feijen geschreven met daarin een rode draad voor wat betreft spelprincipes.Het is een ambitieus plan, maar we willen wel als club wat gaan uitstralen. Er was niets, er ligt nu iets. Het moet bij Sleen passen, en we kunnen altijd bijstellen.Het plan is mooi, maar het gaat om de uitvoering: trainers regelmatig bij elkaar en dan onderling elkaar voorzien van feedback. Het plan is een mooi instapmodel, ook ideaal voor vrijwilligers/ouders die zich op een bepaald moment ook verdienstelijk willen gaan maken. Vanuit de vergadering wordt nog gevraagd wat de rol is van de hoofdtrainer. Harjo geeft aan dat hij regelmatig de trainingen van de JO 11 t/m de JO19 ziet en indien mogelijk probeert hij ook op zaterdagen wel eens een jeugdwedstrijd te bekijken.
13 Rondvraag:
- Jan Kruk: financiéle situatie van de club? Penningmeester geeft aan dat we nog steeds in staat zijn om onverwachte uitgaven met eigen middelen op te vangen. Waar nodig maken we gebruik van de subsidiemogelijkheden.
- Danielle Ottens: kleding is niet hoger begroot, ondanks dat we van plan zijn om te gaan investeren in nieuwe kledinglijn. Gebeurt vanuit kledingfonds + potje op de balans. Ook vanuit sponsorgelden wordt geld gereserveerd voor kleding.
- Erik Bos: wat is op dit moment de status van de rookvrije accommodatie? Tijdens jeugdwedstrijden rookvrij, bestuur beraadt zich over uitbreiding van het rookverbod.
- situatie van Drents Verbod (= convenant van de FC Emmen met amateurver. in de regio)? Wordt langzamerhand weer opgestart na de vervelende Corona-periode.
- Albertus Jeuring: er is een aanvraag ingediend bij Dorpsbudget voor nieuwe klok op het hoofdveld. Verzoek om een volgende keer het via bestuur te laten lopen.
- André Schepers: i.v.m. de te kleine winstmarge kantine voorstel om prijzen te verhogen. Bestuur bekijkt kritisch de voortgang, belangenafweiging en zal ook stappen gaan ondernemen indien noodzakelijk.
– Thermostaat verwarming kantine? Werd geregeld via app kantinecommissie, wordt gekeken naar andere oplossing.
14 Sluiting. Alvorens over te gaan tot sluiting wil Erik eerst Evert nog even bedanken voor zijn 6 jaar voorzitterschap. Hij laat de vereniging op een gezonde manier achter. De ex-voorzitter en voorzitter bedanken iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en de prettige en vruchtbare manier van vergaderen.
